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我花了15年才学会：英文Email应该这样写！
01
用日常词汇
用日常词汇
正如Plain English坚定的倡导者巴菲特所说：
「Write to inform not to impress.」
也就是说，我们写作的目的是为了告知（Inform），而不是为了炫耀自己英文多厉害！
所以，英语几级没关系，英语词汇量不够也没关系，在商业世界里，普通的Everyday English足够用了。
请看下面更多例子，右边的日常词汇才是正确的打开方式。
❌concerning → ✅about
❌consequently → ✅so
❌alternatively → ✅or
❌attempt → ✅try
总结：
写邮件是为了沟通，不是为了炫技。
Do: 使用简单通俗的Everyday词汇；
Don't: 不要用复杂、华丽的词。
02
能短则短
因为长句子、长词组很啰嗦，而且没必要的冗长让人读起来很累。
举几个例子，✅才是正确的打开方式：
❌in conjunction with
✅with
❌despite the fact that
✅although
❌Thank you for your courtesy and cooperation
✅Thank you
同样，每一句话也不能太长，控制在15-20个单词，只有1-2个主要想法就可以断句了。千万不要一句话里说很多前因后果、前世今生、左右举例，这样你写得很累，读的人更累！
总结：
短小精悍才是王道！
Do: 使用简单的单词和句子；
Don't: 少用不必要的长词组，少用结构复杂的长句子。
03
用有力的动词，多用主动语态
和中文一样，在英语里，动词是整句的灵魂！所以，在商业世界中，用清晰、有力的动词，会让整句话立刻生动起来，有一种跃然纸上的感觉。
比如：
❌ I will have a discussion with you.
✅ I will discuss with you.
明显后者更有力量，有一种马上就要行动起来的迫切感。
同样道理，我们也应该多用主动语态，让整句话更生动。比如：
❌ It will be done.
✅ We will do it.
不仅如此，用被动语态更啰嗦冗长，而且容易造成歧义：到底谁来做这件事，你，我，他，还是我们？
举几个例子，举几个例子，✅才是正确的打开方式：
❌ We made an application…
✅ We applied…
❌ We will provide appropriate information to XXX
✅ We will inform XXX
❌The implementation of the method has been done by a team.
✅A team has implemented the method.
当然，有些情况下确实需要用被动式，那就特别情况特别处理，一般情况下，超过9成的句子都应该用主动式。
总结：
动词是一句话的灵魂。动词用得好，邮件一定差不了！
Do: 使用简洁有力的动词和主动语态
Don't: 少用被动语态，不用Weak的动词
04
不用Jargon
Jargon，指在特定人群中才能懂的行话。比如财务领域有专门的Jargon，Marketing也有专门的Jargon，有很多大公司更有不成文的Jargon字典（比如著名P打头的日化巨头）。
还有一些Jargon来自体育项目，被很多男性高层Pick，就逐渐流行开来，比如Touch base，就是由棒球术语而来。
这种行话在跨部门沟通或者写给外部供应商或者客户时，对方根本Get不到。所以，除非你120%确定收件人能懂你的行话，否则尽量不要用。
总结：
不要用行话！
Do: 使用正常的英语；
Don't: 少用小范围特定人群才懂的行业术语。
05
该明确指示就明确指示
工作不是谈情说爱，不是请客吃饭，更不是和人讨价还价，也不是等人convenient了再回，而应该直接下指令说：
✅ Please send it to me;
✅ as soon as possible.
如果你明确需要对方行动，可以连「Please」都省去。因为你加了「Please」，其实是留了余地给对方可以不Action的。
当然，每个公司风格不同，有的公司更礼貌保守（比如我司），大家还是要根据公司的风格来自行调整。
总结：
写邮件不是请客吃饭！
Do: 明确发出指示；
Don't: 虚头巴脑不必要的客气。
最后，用巴菲特的一句话做总结
「To succeed, I don’t need to be Shakespeare; I must, though, have a sincere desire to inform. 」
意思就是莎士比亚这样的文采没有毛用，我需要的是真诚地告知信息。
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